賃貸物件の自主管理をしていると、退去立会いが必要になる場合がありますが、具体的にどのような流れを踏む必要があるのでしょうか。
今回は具体的な方法やポイントなどを解説していきます。
現在物件の管理・経営をおこなっている方は、今後の参考にしてみてください。
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自主管理における退去立会いの方法とは
自主管理の退去立会いの基礎知識を知らないと、いざ対応が必要なときに困ってしまいます。
スムーズに対処できるよう、以下で基礎知識を知っておきましょう。
そもそも退去立会いとは何か？
退去立会いとは、賃貸物件の内装や設備などの状態をチェックするのに、オーナー（大家）が立ち会う作業です。
この際にはオーナーだけではなく、部屋を借りていた入居者も同席します。
入居中には内装や設備などが劣化したり、傷付いたりしてしまうものです。
とくに長年生活していた場合は、どれだけ丁寧にお手入れしていたとしても、経年劣化を避けるのは難しいでしょう。
だからこそ退去時に立会いをして、修繕すべき部分がないかチェックをおこなわなくてはなりません。
この際に修繕箇所を見落としてしまうと、後々誰が費用を負担するのかで問題になるケースがあります。
だからこそ、オーナーは立会い時の流れやポイントなど、基本的な知識を身に付けておくべきなのです。
方法は主に2つ
立会いはオーナーである自分で対応するか、もしくは管理会社に代行してもらう方法があります。
分で立ち会う場合は修繕費用の発生まで対応しなくてはならず、手間もかかります。
また、修繕箇所を見落としてしまうと、先述したように後々トラブルに発展する可能性が高いです。
ある程度の流れを理解できていたとしても、あくまでもオーナーは物件の管理を専門におこなっている立場であり、物件の細部まで理解できているわけではありません。
基本的には管理会社に対応してもらうのがおすすめです。
管理会社へ対応してもらう場合でも、費用は無料でおこなってもらえる仕組みなので、費用負担の心配もありません。
管理会社に対応してもらえば、オーナーがわざわざ退去時に立ち会う必要がないため、忙しい場合におすすめです。
多くの場合は、「現在の入居者が退去を希望している」と管理会社からオーナー宛てに連絡が入るため、その際に立ち会いをしてほしい旨を伝えてみましょう。
ほとんどの場合は断られないため、まずは相談してみてください。
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自主管理における退去立会いの流れ
退去時の立会いを対応する場合、どのような流れになるのでしょうか。
以下で工程や作業についての基本を学びましょう。
連絡が入る
最初に入居者から退去希望の連絡が入ります。
入居者から直接連絡が入るケースもあれば、管理会社を通じて連絡が入る場合もあります。
もし1か月以内に退去が必要になる場合は、その日数に関係なく1か月分の賃料が発生すると説明しなくてはなりません。
物件によっては、契約時にさまざまなルールを定めている場合があります。
たとえば短期間で退去する場合には違約金が発生する、退去時クリーニング費用の負担についてなどです。
もし退去時に入居者が支払わなくてはならない費用がある場合、その内訳と金額を伝えましょう。
多くの場合は遅くとも退去希望日の1か月前に連絡が入るため、それまでの間に退去準備が必要です。
また、退去予定日に近付いてきた段階で、立会いの日時を明確にします。
その際に解約金やハウスクリーニングなどの費用についても、改めて説明しておくと親切です。
立会いの準備を始める
そもそも立会いは、物件の汚れや劣化状態などを確認し、費用負担の範囲を決めるのが目的です。
そのため、確認事項を明確にしておくためのチェックシートを準備しておくのがおすすめです。
部屋ごとの内装や設備などをチェックシートに記載し、一つひとつ状態をチェックしながら記入していきます。
もし不具合がある場合は、チェックシートにその旨を記載しておけば、確認洩れを防げるでしょう。
また、その場でチェックシートを使って記入すれば、もし訴訟問題に発展したときに証拠書類として提示できます。
トラブルを防いで身を守るためにも効果的なので、必ず作成しておきましょう。
また、ただチェックシートに記載するのではなく、費用負担の範囲についても把握しておく必要があります。
原状回復は基本的に「東京ルール」をもとに考えられているため、都内の賃貸住宅トラブル防止ガイドラインを参考にしながら清算すれば問題ありません。
当日の対応
当日は入居者に挨拶をし、チェックシートをもとに物件内を確認します。
また、賃貸住宅トラブル防止ガイドラインも持参しましょう。
あとはチェックシートに記載されてある箇所を中心に、内装や設備の状態をチェックするだけです。
チェックシートに備考欄を設けておけば、チェックしたときに気になったポイントをメモできるので便利です。
また、オーナーと入居者のどちらが負担となるのか、チェックシートにメモできる項目も追加しておくとよいでしょう。
すべてチェックできたら、入居者にチェックシートを確認してもらい、署名してもらいます。
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自主管理における退去立会いのポイント
スムーズに立会いをするためには、どのようなポイントを押さえるべきなのでしょうか。
以下でチェックしてみましょう。
ガイドラインを参考にする
先述したように、退去時にはチェックシートを準備しておくのがおすすめです。
しかし、いざチェックシートを準備しようとしても、どのように仕上げるといいのかイメージできない方もいるでしょう。
その場合は、国土交通省が発表している原状回復ガイドラインで紹介されている、チェックシートの記載例を参考にしてみましょう。
こちらで紹介されている内容を参考に作成すれば、チェックポイントの抜け漏れを心配せずに済みます。
また、立会い時には退去者へ「国土交通省の原状回復ガイドラインをもとに対応する」と伝えると、より明確にチェック方式が伝わります。
退去者とコミュニケーションを取る
後々のトラブルを避けるためにも、退去者と最低限のコミュニケーションを取りましょう。
たとえば先述したように、立会い時のチェック項目について説明したり、退去時にかかる費用を事前に案内したりなどです。
これらの説明が抜けていると、立会い時の対応が不透明なままになり、不安や不満などを招いてしまいます。
その結果、もし修繕費用が発生したとき入居者に請求しても、納得してもらえなくなる可能性が高くなってしまうのです。
お互いに安心してやり取りをするためにも、必要最低限の説明は必須です。
また、修繕費用が発生する場合、どこからどこまでが入居者負担になるのかも明確にしておかないと、最悪の場合は訴訟問題に発展してしまいます。
多くの場合は東京ルールでの清算になりますが、できればその旨も伝えておくと良いでしょう。
東京ルールの基準については、ネットで検索すれば簡単に情報を得られるので、退去者も自分で調べて仕組みを理解できます。
なかには契約書のなかに原状回復に関する項目を設けている不動産会社もありますが、その場合は契約書をもとに清算をおこなうと良いでしょう。
ただし、万が一契約書に不当な項目がある場合は無効となるので、いずれにしてもガイドラインを確認しなくてはなりません。
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まとめ
自主管理の退去立会いは、オーナー自身か管理会社が対応し、物件の内装や設備の状態をチェックする作業です。
立会いは、修繕箇所を見落とさず、後々の費用負担問題を防ぐために重要で、そのための基本知識を身につけることが求められます。
立会いの方法は自分で対応するか管理会社に依頼するかで、後者は費用負担の心配もなく、オーナーが直接立ち会う必要がないためおすすめです。
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