社員の増加に伴い、オフィスの増床をお考えの方もおられるのではないでしょうか。
ただし、オフィスの増床には種類があるため、どの方法がもっとも適しているのか慎重に選ぶことが大切です。
そこで、オフィス増床とはどのようなことなのか、増床の種類や増床を成功させるポイント、オフィス移転と比較した場合について解説します。
人員増加に伴い、オフィスの増床をご検討中の方は、ぜひ参考になさってください。
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オフィスの増床とは？増床の種類について
オフィスの増床とは、オフィスの面積やサイズを広げることです。
オフィスの増床にはいくつかの種類があるため、それぞれの特徴を把握し、もっとも最適な増床を選択することがポイントです。
ここでは、オフィスの増床の種類について解説します。
種類①内部増床
内部増床とは、現在のオフィスを維持しながら同じ建物内に別の物件を借りて増床する方法です。
同じ建物内の増床なため、管理会社やオーナーと交渉がしやすいといったメリットがあります。
また、比較的費用を抑えやすいため、コストをかけずに増床したい場合には最適な方法といえるでしょう。
ただし、内部増床をするためには、同じ建物内に適した空き物件が必要です。
さらに、フロアが分かれることにより、社員間のコミュニケーションが取りづらくなる可能性があるでしょう。
種類②分室増床
分室増床とは、現在のオフィスを維持しながら、周辺の別の建物を追加で借りることです。
すでにあるオフィスを本社とすることで、告知の必要がなく手間もかかりません。
また、周辺の物件から適した区画を探すため、目的に合致した物件が見つけやすいメリットがあります。
しかし、分室増床は、内部増床と異なり入居審査が必要になります。
また、現在のオフィスと増床したオフィスが異なるため、社員同士の連携が円滑でなくなる点がデメリットです。
種類③移転による増床
現在借りている物件を解約して広い物件に移転する方法もあります。
オフィスの移転の場合は、従業員数や事業拡大に合わせて立地や広さを選択できるメリットがあります。
また、環境が変わることで社員の刺激につながる可能性もあるでしょう。
ただし、オフィス移転には、作業が多岐にわたるため負担が大きく時間を要するデメリットがあります。
種類④建て替えによる増床
自社ビルを所有している場合は、建て替えによる増床の方法もあります。
建て替えによってレイアウトも自由に決められるため、理想的な増床がおこなえるでしょう。
ただし、建て替えには膨大な費用がかかる点がデメリットです。
また、建て替え中は仮のオフィスが必要になるため、さらにコストがかさむ可能性が高いでしょう。
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オフィスの増床を成功させるためのポイント
オフィスの増床を成功させるためには、しっかりと計画してから進めることが大切です。
ここでは、増床を成功させるためのポイントを解説します。
ポイント①目的を明確化する
オフィスを増床する際は、まずは目的を明確にすることが大切です。
目的が曖昧なままだと、適切な物件を選ぶことができないからです。
オフィスのレイアウトはどうするのか、使い方、働き方をしっかりと見直すようにしましょう。
目的を明確化すれば、結果として業務効率化につなげることができます。
ポイント②将来像に合わせた事業計画を立案する
オフィスの増床は、短期的に考えるのではなく、長期的な観点に立って事業計画を立案することが大切です。
なぜなら、現在の状況のまま増床を検討すると、将来的に社員が増えた際に不十分になる可能性があるためです。
逆に、リモートワークを中心に事業展開していく場合は、増床するオフィスが大きすぎないか考える必要があるでしょう。
そのため、計画を立てるときは、将来を見据えつつ段階的に内容を詰めていくことがポイントです。
ポイント③ビル管理会社やオーナーとの交渉
内部増床を考えている場合は、ビルの管理会社やオーナー、不動産仲介業者と交渉することになります。
スムーズに交渉を進めるためには、日頃から良好な関係を築くことが大切です。
決して、敵対的な関係にならないように注意しなければなりません。
オフィスの増床をおこなう際は、できれば事前に増床を検討していることを伝えておくこともポイントです。
ビル管理会社やオーナーは、テナントに空きが出ることをもっとも避けたいと考えています。
事前に増床の旨を伝えておけば、スムーズに契約交渉できる可能性が高くなるでしょう。
ポイント④概算費用を算出しておく
どの方法で増床しても、コストがかかります。
賃料や内装・設備費用、備品、引っ越し費用などです。
増床する方法によって、かかる費用が大きく異なるため、早めに概算費用を算出しておきましょう。
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オフィスの増床とオフィスの移転と比較！社員の増加に伴うケースについて
オフィスの増床を検討する際の理由としてまず挙げられるのが、社員の増加です。
社員が増加したことにより増床する場合、内部増床や分室増床とオフィス移転とではどちらを選択したほうが良いのでしょうか。
ケース①現在のオフィスを維持したまま増床したい場合
現在あるオフィスを維持したいまま増床したい場合は、内部増床がおすすめです。
なぜなら、オフィス移転よりも増床にかかる手間やコストを大きく抑えられるためです。
ケース②事業拡大を考えている場合
事業拡大によりオフィスの増床を考えている場合は、オフィス移転のほうがおすすめです。
オフィス移転は、事務所のレイアウトや利用方法などを大きく刷新できる機会だからです。
ただし、オフィス移転は作業の負担も大きいことや、勤務地が変わってしまう点に注意しなければなりません。
ケース③低コストで増床したい場合
できるだけ費用をかけずに低コストでオフィス増床をしたい場合は、内部増床がおすすめです。
前述したように、内部増床の場合は同じ建物内の空き物件が必要になります。
しかし、これはオーナーなどとの交渉により解決することができます。
増床の時期が定まっていない点はデメリットであるものの、優先的に空き物件に入居できるよう交渉しておけば、スムーズにオフィス増床をできるでしょう。
この方法であれば、費用を最小限に抑えることが可能です。
一方で、オフィス移転となれば、退去費用などが発生するため、内部増床よりも費用が多くかかる可能性が高いでしょう。
また、移転に伴う期間は、一般的に6か月程度要し、大掛かりな移転となれば1年間かかるケースもあります。
そのため、短期間でかつ低コストで増床を考えている場合は、オフィス移転よりも内部増床を検討すべきでしょう。
ケース④社員間のコミュニケーションを重視する場合
社員間のコミュニケーションを重視する場合は、オフィスのレイアウトを変更する方法が望ましいでしょう。
オフィス移転であれば、レイアウトを大きく変えることが可能なため、コミュニケーションを活性化させることができます。
一方で、内部増床の場合は、社員同士でのコミュニケーションが取りづらくなる可能性があるでしょう。
同じ建物内でも、距離ができると連絡や報告をする際に時間と手間がかかってしまうからです。
対面の会話を重視する場合は、内部増床や分室増床はコミュニケーションがとりづらくなるため注意しなければなりません。
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まとめ
人員増加に伴ってオフィスを増床する方法は、内部増床・分室増床・移転・建て替えなどの種類があります。
どの方法を選択するか決める際は、まずは目的を明確化し事業計画を立ててからがおすすめです。
また、概算費用を算出しておくことも増床を成功させるポイントといえます。
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